Как побеждать в конкурсах с помощью CRM-системы

Ваша компания имеет практику участия в Конкурсах, проводимых как государственными, так и коммерческими структурами на право поставок продукции, выполнения работ или оказания услуг. Победа в Конкурсе является для компании-участника единственным способом заключения контракта и получения заказа в соответствии с предметом Конкурса.

Подготовка и участие в Конкурсе - сложный и трудозатратный бизнес-процесс для Вашей компании, включающий в себя следующие задачи и процедуры:

1. Обзор информационного пространства (печатных и электронных источников) для получения сведений об объявленных Конкурсах (и их параметрах), предмет которых соответствует профилю и компетенциям Вашей компании;
2. Принятие принципиального решения об участии в Конкурсе на основании суммы архивных знаний о Заказчике Конкурса и результатах проведения им предыдущих конкурсов, в том числе:
   a. обычный набор участников предыдущих конкурсов;
   b. параметры заявок участников предыдущих конкурсов;
   c. параметры заявок победителей предыдущих конкурсов;
   d. наличие опыта и результаты участия Вашей компании в предыдущих конкурсах.
3. Получение и изучение комплекта Конкурсной документации;
4. Принятие окончательного решения об участии в Конкурсе, с учетом следующего набора сведений из Конкурсной документации:
   a. предмет конкурса, состав, предмет и лимитная цена каждого лота;
   b. требования к участникам, необходимые лицензии, сертификаты и т.д.;
   c. требования по оформлению и составу конкурсных заявок;
   d. срок подачи документов;
5. Процесс создания и изготовления конкурсной заявки;
6. Подача конкурсной заявки;
7. Фиксация и анализ объявленных результатов Конкурса;
8. Заключение контрактов и инициация проектов (в случае победы).

Эффективное осуществление этой деятельности предполагает операции с большими объемами оперативной и архивной информации, что затруднительно без применения современных средств автоматизации.
В этой статье рассматривается применение специально настроенной CRM-системы в качестве базы данных и рабочего инструмента для поддержания скоординированной работы подразделений и сотрудников Вашей компании, задействованных в подготовке и участии в конкурсах.
Для иллюстрации используется проектная настройка системы, созданная компанией БМикро (www.bmicro.ru) на основе программного комплекса Клиент-Коммуникатор для компании, осуществляющей аудиторскую и консалтинговую деятельность.

Банк данных «Конкурсы»

Основой решения является специальный информационный регистр «Конкурсы», снабженный соответствующим пользовательским интерфейсом (режимом). Каждая запись основного списка представляет собой один Конкурс, а ниже, на отдельных закладках, расположены списки запланированных Задач, Лотов и Участников выбранного Конкурса.


кликните на картинку для ее увеличения

кликните на картинку для ее увеличения

Здесь Вы работаете как с историческими, так и с актуальными Конкурсами, сортируете, группируете и фильтруете данные при помощи совокупности выносных фильтров, фильтров столбцов и расширенных фильтров, что обеспечивает быстрый доступ к информации:


кликните на картинку для ее увеличения

Таким образом, например, Вы отбираете историческую информацию по конкурсам, проведенным конкретным Заказчиком за некоторый промежуток времени. Получив выборку конкурсов, Вы изучаете обычный набор участников, диапазон параметров подаваемых заявок, анализируете, кто из участников обычно становится Победителем, в каких именно Лотах и с какими параметрами заявки. На основании этого анализа Вы оцениваете собственные шансы, затраты и выгоды от участия в очередном Конкурсе этого Заказчика.

Учетная карточка и набор атрибутов Конкурса.

Каждый Конкурс имеет свою учетную карточку и характеризуется широким набором атрибутов:


кликните на картинку для ее увеличения


Атрибут «Заказчик конкурса» выбирается из справочника контрагентов. Карточка контрагента поддерживает полный набор атрибутов о каждом юридическом лице, с которым взаимодействует Ваша компания.

Важнейшими атрибутами Конкурса, являются: «Состояние конкурса», «Статус нашего участия», «Этап участия». Они позволяют отслеживать жизненный цикл Конкурса и анализировать планы и результаты конкурсной деятельности Вашей компании и компаний-конкурентов.

Ответственные за участие в Конкурсе лица определяются явно. В данном примере для этого используются атрибуты «Ответственный партнер» и «Ответственный менеджер», значения которых выбираются из числа разных групп сотрудников Вашей компании.

Блок атрибутов, отображающих даты, предназначен для установки и контроля реперных точек при подготовке к конкурсам. На каждую из этих дат можно установить напоминание для уведомления ответственных за указанный срок до их наступления.

Атрибут «Валюта расчетов» определяет код валюты, в которой проводится Конкурс (то есть устанавливается лимитная цена Лотов и рассматриваются заявки участников).

Атрибуты «Тип причины отказа» и «Причина отказа - подробно» заполняются в случае, когда Ваша компания отказалась (или ей отказали) от участия в Конкурсе. В дальнейшем Вы анализируете причины отказов в разрезе их Типов (например, с помощью OLAP-отчетов) и понимаете, по какой причине Вы чаще всего упускаете потенциальные контракты.

Хранение и работа с документацией по Конкурсам.

В ходе подготовки к участию в Конкурсе внутри Вашей компании появляется набор документации, часть из которой является входящей (Комплект конкурсной документации и т.п.), а другая порождается внутри компании (рабочие документы и результирующие файлы, составляющие конкурсную заявку и т.д.). Все эти файлы Вы сохраняете в базе данных CRM-системы, на специальной вкладке карточки Конкурса. При этом поддерживается возможность управления файлами (добавления, редактирования, удаления). Так, все файлы теперь хранятся и доступны в одном месте, и Вы больше не беспокоитесь за их сохранность и актуальность, как это было раньше, когда в условиях коллективной работы с документами их экземпляры и разные версии существовали на нескольких компьютерах.


кликните на картинку для ее увеличения

Этапы участия и Задачи этапов Конкурса

Среди атрибутов Конкурса особенно следует выделить «Этап участия», набор значений которого определяет текущую стадию подготовки Вашей компании к конкурсу. В соответствии с бизнес-логикой Вашей компании этот атрибут может иметь, например, следующий набор (и последовательность) значений: «1.Получение конкурсной документации», «2.Создание конкурсной заявки», «3.Изготовление конкурсной заявки», «4. Доставка конкурсной заявки», «5.Результат конкурса». При нормальном течении жизненного цикла Конкурса его состояние изменяется последовательно от первого до последнего Этапа, что есть прерогатива ответственного менеджера.

При назначении Задач по Конкурсу для каждой из них также указывается Этап, к которому она принадлежит. При планировании Конкурса ответственный менеджер назначает Задачи, которые необходимо выполнить Исполнителям на каждом Этапе для перехода к следующему. Все назначенные Задачи отображаются в отдельном списке.

Карточка Задачи содержит набор атрибутов, необходимый для формализации задачи, установки планируемых сроков выполнения, назначения Ответственного исполнителя. Работая над Задачей, Ответственный исполнитель может, в свою очередь, запланировать подчиненные Контакты и Работы, необходимые для выполнения этой Задачи, и назначить их или себе, или коллегам. (Карточки Контактов и Работ сходны по внешнему виду с карточками Задач, но имеют специфические отличия в составе атрибутов и бизнес-логике отработки). По факту выполнения Задачи Исполнитель переводит её в состояние «Выполнено» с простановкой фактического момента выполнения.


кликните на картинку для ее увеличения

Поставленная Задача также появляется в режиме-Органайзере у пользователя, который является её Автором или назначен Ответственным за её выполнение.

Таким образом, реализуется единое информационное пространство и управленческий инструмент планирования и контроля действий сотрудников. Это гарантирует исключение ситуаций, когда задачи не доводятся до исполнителей.

Лоты Конкурсов.

Конкурс может состоять из одного или нескольких Лотов:


кликните на картинку для ее увеличения

По каждому Лоту Конкурса статус участия «нашей компании» и других участников может быть разным, например:

• В ряде Лотов участник изначально планирует участие, в других – нет;
• По каждому Лоту у участника свои параметры Заявки (в том числе цена Заявки).
• По итогам Конкурса, в части Лотов участник может победить, в других – нет.
• По итогам Конкурса, по каждому Лоту участник набирает разное число баллов.

Совокупность информации о Предметах, Объектах и Участниках Лотов конкурсов, которую Вашей компании удается получить и зафиксировать в CRM-системе, является мощной базой данных для аналитических исследований и определения перспективности дальнейшего участия в очередных Конкурсах этого Заказчика. Также анализ этой информации позволяет определить активность и успешность конкурентов.

Учетная карточка Лота Конкурса.

Лот характеризуется, как минимум, атрибутами "Номер", "Название" и "Лимитная цена". В зависимости от бизнес-специфики Вашей компании состав атрибутов Лота может быть соответственно расширен.


кликните на картинку для ее увеличения

Заявки по каждому Лоту Конкурса могут подавать несколько Участников.
Только один Участник может быть признан Победителем по данному Лоту. Победитель определяется конкурсной комиссией путем сравнения стоимостей заявок участников или же на основании суммы набранных баллов. Оба эти показателя поддерживаются системой.


кликните на картинку для ее увеличения

Аналитические инструменты.

Вся информация, изложенная в статье выше, иллюстрирует "учетные" возможности пользовательского режима "Конкурсы", реализованные для создания базы знаний по Конкурсам. Разумеется, ценность накопленных данных проявляется только при возможности их анализа с целью принятия правильных управленческих решений. Поэтому рассматриваемая система снабжена богатым набором аналитических инструментов, речь о которых пойдет далее.

• Во-первых, простейший анализ может быть выполнен непосредственно в режиме "Конкурсы" при помощи сортировки, группировки и фильтрации данных по любым столбцам списков и их совокупности. Выборку данных из любого списка можно одним или несколькими кликами мышки выгрузить для дальнейшей обработки в форматах MS Excel, HTML, XML, "текстовый файл":
  
  
  кликните на картинку для ее увеличения
  
• Во-вторых, имеется специально спроектированный режим "Сводный по конкурсам", который представляет иерархическую модель "Конкурс=>Лоты=>Объекты=>Участники" в виде "плоского" списка:
  
  
  кликните на картинку для ее увеличения
  
  Этот режим значительно упрощает поиск и выборку данных, например:
  - об участиях конкретной компании во всех конкурсах и их лотах;
  - обо всех лотах конкурсов, отвечающих заданным условиям (по объектам, например);
  - обо всех конкурсах, лотах и участниках по конкретному Заказчику.
• И наконец, имеется такое мощное средство, как генератор OLAP-отчетов. Генератор OLAP-отчетов позволяет быстро строить любую аналитику по любому сочетанию атрибутов взаимосвязанных объектов системы и рассматривать ее в количественном, суммовом, остаточном и пр. срезах. В приведенном ниже примере анализируется количество зафиксированных в базе данных Лотов конкурсов в разрезе их состояний, статуса участия нашей компании, предмета конкурса, в динамике по учетным периодам:
  
  
  кликните на картинку для ее увеличения
  

Итак, целью данной статьи было показать, как специальная настройка CRM-системы позволяет учитывать специфику процесса продажи через участие в Конкурсе; она является эффективным инструментом, как для оперативной, так и для аналитической деятельности, так как позволяет накапливать данные о клиентах, конкурентах, общей активности рынка. При внедрении в каждой конкретной компании она может приобретать новые особенности, дополнительные аналитические показатели и отчеты. Безусловно, данный блок является лишь частью комплексной CRM-системы, в которой Конкурс - это один из видов процесса продажи.

Автор: Ростислав Дублин (БМикро)