О заказчике
Компания «Men’s Shopping World» - эксклюзивный дистрибутор Ginch Gonch, Frank Dandy, Modus Vivendi, Dick & Jane и Emanuel Santini в России. Специализация компании – торговля мужской одеждой и бельем всемирно известных брендов, до сих пор не представленных на российском рынке. В компании действуют внутренние стандарты управленческого учета.
Ситуация
Одним из ключевых принципов работы ООО «Men’s Shopping World» на высококонкурентном рынке модной мужской одежды и белья является индивидуальный подход к каждому клиенту. Реализация этого принципа позволяет компании занимать устойчивое положение в своем рыночном сегменте и демонстрировать высокие темпы роста.
Однако действующая на тот момент информационная система функционировала в условиях отсутствия интеграции между базами данных, в бухгалтерии и на складе, что создавало серьезные препятствия для реализации клиентоориентированного подхода компании. При осуществлении заказа сотрудник клиентского отдела был вынужден работать сразу с двумя базами данных, запрашивая информацию о наличии товара в складской базе данных, а сведения о текущем балансе клиента и входящих платежах в базе данных, действующей в бухгалтерии. Организованная таким образом работа существенно снижала скорость и качество выполнения заказов.
Кроме того, с ростом числа клиентов и поставщиков, а также по мере расширения ассортимента появилась потребность в динамическом планировании закупок в соответствии с остатками на складах и с текущим спросом на рынке. В условиях большого количества транзакций и различных источников информации действующая система не могла эффективно решить новую задачу. Ограниченная функциональность не позволяла получать данные в удобном для анализа виде, вести управленческий учет в соответствии с международными стандартами, создавало ситуацию двойного ввода информации.
В сложившихся условиях руководством компании было принято решение о внедрении новой комплексной системы автоматизации на базе Microsoft Dynamics NAV. В качестве партнера по внедрению была выбрана консалтинговая компания Soft Master.
Выбор решения
По итогам проведенного тендера исполнителем работ была выбрана компания Soft Master и предложенное решение Smart RetailSuite™ на платформе Microsoft Dynamics NAV. Специалистами заказчика был проведен анализ рынка, протестирован ряд информационных систем, а также изучен опыт их внедрения на предприятиях розничной и оптовой торговли. Главными критериями при выборе были универсальность, широкий функциональный охват системы и высокая степень надежности и устойчивости работы на больших объемах данных.
Решение
В рамках проекта было запланировано достижение следующих основных технологических целей:
- проведение промышленного аудита;
- формирование гибкой архитектурной модели консолидирующих баз данных;
- устранение необходимости двойного ввода данных;
- гибкость и масштабируемость системы;
- возможность динамического изменения настроек системы;
- интеграция со специализированными программными средствами компании, используемыми для решения задач бизнеса;
- высокий уровень защиты данных на уровне пользователей и отдельных объектов системы.
В ходе комплексной автоматизации компании были внедрены финансовый блок (модули – финансы, бухгалтерия, налоговый учет) а также блок управления цепочками поставок (модули – дистрибуция, управление возвратами, производство, ценообразование).
В рамках проекта специалистами Soft Master была реализована бизнес-логика, соответствующая специфике бизнеса компании:
Аналитический анализ товарных операций. Решение является инструментом для формирования аналитических отчетов, при создании которых пользователь получает возможность задавать ключевые критерии анализа накопленной информации.
Автоматическое обновление прайс-листов. Данный инструмент позволяет компании обеспечить индивидуальный подход к каждому клиенту. Созданная система управления прайс-листами учитывает такие аспекты, как сроки и объем заказа, логистика, продолжительность сотрудничества и т.д.
Расчет и контроль минимально допустимых цен. Решение позволяет определять минимально допустимую цену по каждой товарной позиции, ниже которой продажа товара невыгодна компании. При продаже товара производится контроль цен продажи с учетом всех скидок.
Организация работы склада в соответствии с принципом FIFO и интеграция в систему оборудования для штрихового кодирования товара и этикетирования.
Финансовый контроль просроченной задолженности и кредитного лимита. На основе данных о предыдущих транзакциях клиента данный инструмент автоматически создает журнал клиентов (Stop list), по которым необходимо заблокировать отгрузку товара. Наряду с автоматизацией данной функции предусмотрена возможность выборочного (экспертного) принятия решения о поставке товара, например, в условиях длительного сотрудничества с клиентом.
Результаты
По итогам внедрения системы было выполнено требование инвесторов о переходе на международные стандарты финансовой отчетности и управленческого учета. В настоящий момент компания имеет возможность осуществлять параллельный учет по российским и международным стандартам.
Руководство получает необходимую управленческую информацию. Была разработана и внедрена система аналитического учета затрат и доходов компании. Теперь необходимые отчеты по движению денежных средств можно получать по заданной классификации за любой период времени. Лица, принимающие решения, также имеют возможность управлять товарным ассортиментом, определять объемы закупок и сроки поставки, исходя из текущего и прогнозируемого уровня спроса. С точки зрения внутреннего управления руководство получило возможность отслеживать внутренний документооборот между бухгалтерией и другими отделами.
Еще одним важным результатом проекта стала оперативность прохождения заказов. Этого удалось достичь благодаря комплексной автоматизации работы склада, бухгалтерии и клиентского отдела. В настоящий момент сотрудники компании работают в едином информационном пространстве, что минимизирует издержки на ввод, получение и обработку информации.
Soft Master
Soft Master (
www.soft-m.ru ) -- сертифицированный партнер Microsoft, который специализируется на предоставлении услуг по выбору, внедрению и сопровождению Microsoft Dynamics CRM и Microsoft Dynamics NAV.
Компания за время деятельности подготовила отраслевые решения для торговых фирм, издательских домов, рынка недвижимости и сферы профессиональных услуг. Решения разработаны на платформе Microsoft Dynamics CRM в результате успешного завершения проектов.
